É indiscutível que para se manter no mercado lucrando e crescendo é preciso ter controle sobre as transações que a empresa realiza. Por isso, um relatório de vendas é fundamental para definição de estratégias comerciais e tomadas de decisões.
Mas não estamos falando de qualquer relatório, recheado de dados irrelevantes e com informações que não agreguem nas tomadas de decisão. Afinal, um relatório de vendas desse nível atrapalha mais do que ajuda.
Estamos falando de relatórios de vendas concisos e confiáveis, aqueles que disponibilizam números reais aos gestores, com informações consistentes e verdadeiras para que eles avaliem a situação comercial da empresa e tomem decisões baseadas em números e fatos reais.
Com esses dados fica mais fácil:
❯ Definir estratégias para melhorar as vendas;
❯ Atrair e fidelizar clientes;
❯ Analisar a saúde do negócio;
❯ Verificar se as margens de lucro são boas.
E isso tudo está diretamente associado ao aumento das suas vendas.
A pergunta que não quer calar: como fazer um relatório de vendas realmente relevante?
O que é um relatório de vendas?
Indo direto ao ponto: um relatório de vendas é, necessariamente, um compilado de dados que dizem respeito às vendas, para a empresa ter noção e controle do que foi comercializado.
E todo relatório relevante serve a um propósito bastante importante: apresentar uma visão sistêmica para entender e avaliar parte ou o todo de um processo.
Como cada negócio necessita de um relatório de vendas específico, em conformidade com objetivos previamente estabelecidos, não existe necessariamente uma regra sobre a periodicidade que se deva fazer relatórios de vendas.
Para definir períodos dos quais precise fazer seu relatório de vendas, você precisa considerar:
❯ A disponibilidade dos dados que compõem o seu relatório;
❯ A necessidade da empresa;
❯ A quem se destina o relatório.
Bom, existem relatórios e relatórios…
Veja bem: existem negócios que precisam de relatórios semanais para definir com os vendedores estratégias de vendas; também existem relatórios de vendas que são feitos para os sócios da empresa, e esses precisam de dados realmente relevantes, que não se tem acesso a todo momento.
Independentemente da finalidade do relatório de vendas, todos precisam conter dados que realmente sejam importantes para os objetivos da empresa. Mas, no geral, pode-se incluir informações, como:
❯ o total das vendas realizadas;
❯ ticket médio dessas vendas;
❯ o CAC (Custo de Aquisição de Clientes);
❯ nível de satisfação e lealdade de clientes;
❯ número de ligações, visitas e e-mails de prospecção.
Ficou mais clara as razões para fazer relatório de vendas? Pois, chegou a hora de ver como fazer aquele relatório de vendas campeão.
Como fazer um relatório de vendas?
1° PASSO ❙ REALIZE ANOTAÇÕES DIÁRIAS
Como vimos, as informações do relatório de vendas precisam ser corretas, coletadas diariamente.
Uma possibilidade de fazer isso facilmente é utilizando um aplicativo de vendas que também funcione offline, pois, assim, você consegue atualizar os dados a qualquer momento, como numa saleta aguardando sua reunião de negócio.
Além disso, é possível anotar os follow ups que precisar fazer com os seus prospects. A propósito, até esses dados podem ser contabilizados para incluir no seu relatório de vendas.
2° PASSO ❙ REGISTRE DADOS DE FATURAMENTO E QUANTIDADES VENDIDAS
O dado principal para entender a razão dos relatórios de vendas. Podemos dizer que os motivos cruciais desse tipo de relatório são conhecer: o volume total de vendas e a quantidade de vendas realizadas.
Aqui é o momento de incluir a quantidade de mercadoria ou serviço vendido, discriminando quais foram eles e o correspondente monetário total. Mas atente-se: se a sua empresa comercializa serviços sob medida ou consultorias, você vai precisar discriminar essas mercadorias na sua planilha.
Nada impossível, só pensar com carinho a melhor maneira para visualizar os dados dessas vendas. Ok?
3° PASSO ❙ DEFINA O TICKET MÉDIO DAS VENDAS
Esse é um passo mais fácil: você precisa definir o ticket médio de todas as vendas e, posteriormente, o ticket médio de todos os tipos de produto que a empresa comercializa, levando em consideração os descontos e outros fatores que envolvem a negociação entre vendedor e cliente.
4° PASSO ❙ REALIZE UMA MÉTRICA DE VENDAS
É importante incluir no seu relatório de vendas dados como telefonemas realizados, quantidade de e-mails enviados, propostas enviadas, reuniões agendadas e negócios fechados. Informações como essas são essenciais para ter visão do sistema de vendas que a empresa está empregando, até para comparar com a quantidade de vendas realizadas.
5° PASSO ❙ REGISTRE DADOS SAZONAIS
A depender do ramo de atuação da empresa, dados sazonais podem ser muito importantes para produzir relatórios de vendas com períodos maiores, como anuais, semestrais e trimestrais.
Com eles é possível verificar qual época do ano ocorre mais vendas e, desse modo, planejar e tomar decisões sobre promoção, desconto, preço etc.
Passo EXTRA ❙
Finalize seu relatório de vendas com uma conclusão, apresentando as informações mais relevantes para quem for avaliá-lo. Também é interessante incluir gráficos e tabelas, pois ajudam na assimilação das informações.
Aposte em tecnologias que auxiliem a produção de relatórios de vendas para otimizar o tempo da empresa, compilando dados mais facilmente.
