Central telefônica: o que é e quais são os benefícios do PABX

Você já parou pra pensar quantas ligações você recebe diariamente na sua empresa? Está insatisfeito com o quanto está gastando com a contratação de várias linhas telefônicas?

Então viemos te falar um pouco sobre a central telefônica e PABX, que são serviços que vão te ajudar com esse problema.

Pois bem, as empresas recebem, diariamente, um grande fluxo de ligações, seja para se informar de produtos, serviços ou efetivar comprar, por isso, possuem várias linhas telefônicas em diversos setores. É aí que a central telefônica se faz necessária.

Muitas empresas já estão adaptadas com uma central telefônica na criação de uma rede de comunicação interna entre suas linhas telefônicas e, também, externa.

É com esse intuito que os serviços de PABX estão se popularizando entre as centrais telefônicas. Com um PABX cada atendente de ligações possui um ramal que permite facilitar a comunicação entre os funcionários.

Central telefônica não deve ser um termo desconhecido por você, mas, na prática, sabe como funciona no ambiente empresarial e quais os benefícios e abrangências?

Entende o que é PABX e qual o envolvimento com a central de atendimento?

Então fica com a gente que vamos clarear um pouco suas ideias sobre o assunto.

O que é PABX?

O PABX (Private Automatic Branch Exchange, ou “Troca Automática de Ramais Privados” em português) é uma central que possibilita a distribuição do atendimento telefônico sem precisar criar linhas novas, apenas com a implementações de ramais. Com o PABX é necessário apenas uma linha telefônica central que serve de ponto de gerenciamento de ligações que são transferidas para os ramais.

Uma central de telefonia adaptada com PABX é também chamada por central telefônica digital. É conhecida por ser uma central particular, isto é, específica de uma empresa.

A grande diferença entre a central telefônica tradicional e o sistema PABX é que na última apenas linhas da empresa entram no sistema de gestão, ou seja, nenhuma linha externa à empresa está ligada ao sistema.

Ainda não deu pra entender claramente?

Então vamos trazer mais algumas informações

Vamos pensar assim: você recebe, na sua empresa, uma grande quantidade de ligações diariamente e para conseguir atender todos esses telefonemas você possui vários atendentes e, consequentemente, muitos telefones tocando a  todo momento. Certo? Pois então, se você não possui uma central telefônica, neste caso, boa parte do seu faturamento mensal tem como finalidade pagar as operadoras de telefonia contratadas para estabelecer cada  linha telefônica utilizada pela sua empresa.

Com o PABX você consegue se comunicar com outros ramais a partir da digitação de um código ou transferir ligações. Mas sua utilidade não para por aí. O sistema também possibilita você de colocar chamadas em espera para atender uma segunda ao mesmo tempo.

Alguns equipamentos de PABX já estão sendo utilizados em conjunto com ferramentas digitais como a nuvem.

Existem algumas plataformas que funcionam juntamente ao sistema PABX e que contribuem para melhorias na central de atendimento da sua empresa. Uma delas é a tecnologia de call tracking, com a função de mensurar ligações e beneficiar a otimização dos gastos com chamadas telefônicas, com menores períodos de duração das ligações e não precisando ter tantos atendentes à disposição.

Depois de visto tudo isso, você deve estar pensando “mas como isso pode ser útil para os meus negócios?”

 

|Benefícios do PABX

Qual o benefício de trazer esse sistema para a minha empresa?

Além de ser possível se comunicar internamente sem que necessite de intervenção manual, uma central de PABX te proporciona economia em seus gastos. Antes do sistema de PABX, a organização tinha de pagar para as operadoras de telefone um valor para cada linha de telefone implantada. Ou seja, se a empresa tivesse um grande número de linhas e atendentes, o valor iria sair caríssimo para a organização. Assim, com a implantação de ramais, a empresa não precisa se preocupar mais com os gastos com a quantidade de linhas de telefone trabalhando no atendimento, pois com o PABX você necessita apenas de uma linha central para gerir as ligações.

Por ser um sistema particular sem distribuição externa do ambiente da empresa, a rede resulta em ser segura e proporciona sigilo das ligações.

Além de tudo, o sistema PABX também trabalha em conjunto com outros softwares e plataformas, o que ajuda a otimizar o uso do telefone, visando o não desperdício de recursos tecnológicos.

Além dos benefícios da central PABX, as novas atualizações do sistema com o avanço tecnológico possibilitaram uma grande evolução nas suas funcionalidades. As centrais de PABX já não se limitam mais apenas a um lugar fixo. Com a tecnologia Voip as centrais telefônicas podem gerenciar seus gastos e ligações diretamente de um celular ou computador, e isso não apenas é um acesso garantido para grandes empresas, mas está disponível por custos menores e ampliando seus usuários.

PABX NA NUVEM

Com a integração de aplicativos, é possível, hoje, agregar utilidades para as ferramentas que potencializam suas funções. Assim como a PABX integrada a nuvem proporciona diversos benefícios à central telefônica, tais quais:

❯ Transferência de ligações para ramais, tanto para telefones fixos e móveis, dentro e fora da empresa e sem que o celular necessite estar conectado com a internet.

❯ Possibilidade de realizar transferências de uma ligação de uma filial para outra, por meio de ramais e sem o risco de ocorrer o desligamento da ligação durante a transmissão.

❯ Economia significativa ao se desprender de grandes gastos como instalação e encargos com manutenção.

❯ Transcrição de voz para texto sem necessidade de gravações de ligações profissionais.

❯ Permite a expansão da organização, ou seja, o sistema de PABX integrada a nuvem suporta o grande aumento de telefones trabalhando, não precisando de uma grande atualização do sistema.

❯ Obtenção de relatórios completos, contendo data, horário, gravação e conhecimento do tempo da ligação.

 

A integração da central de PABX com a nuvem torna mais acessível o gerenciamento das ligações através de computadores ou celulares, o que auxilia no controle dos gastos e direcionamento de investimento.

Central telefônica: como funciona?

A partir da década de 70 as CPAs (Central de Programa Armazenado) passaram a ser utilizadas pelas empresas. As CPAs são centrais telefônicas virtuais que trabalham em conjunto com softwares na execução de operações como identificar, transferir e controlar chamadas.

As centrais telefônicas tem como objetivo a comunicação interna e externa de uma organização. Através de ramais e linhas telefônicas, você consegue melhorar o seu relacionamento com os clientes e, além disso, melhorar o trabalho dos setores dentro da empresa, oferecendo um dinamismo na organização.

A central telefônica tem como algumas das funções: receber, processar e enviar informações, atendimento e conexão entre as linhas e ramais telefônicos.

A partir da necessidade e demanda de ligações e setores da empresa é possível estabelecer a quantidade de ramais fundamentais para a gestão de seus interesses, sem ter que tirar do bolso uma quantidade tão grande de verba para as operadoras telefônicas.

Uma opção para as centrais telefônicas são as telefonias digitais, também conhecidas como Voip. Essa ferramenta é adotada para reduzir custos de ligações, já que possibilita a realização de chamadas via internet. Com a utilização de um adaptador para telefone analógico (ATA) o sistema Voip tem como uma das funções converter o sinal analógico em sinal digital, podendo, assim, integrar voz em dados.

Além disso, a tecnologia Voip, por estar vinculada com a internet, permite a realização de ligações vinculadas com a central telefônica a qualquer momento e em qualquer lugar, basta estar conectado com a internet.

Outra tecnologia que auxilia as centrais telefônicas é a URA (Unidade de Resposta Audível). A URA é um sistema robotizado que recebe telefonemas e transfere para um determinado ramal tocar. Com essa programação é possível obter relatórios com armazenamento de número, recolhimento de dados e a elaboração de um menu com opções e informações sobre as chamadas recebidas e transferidas.

Benefícios da central telefônica para a empresa

As vantagens da central telefônica para os negócios já são conhecidos e apresentam, assim, uma grande aderência do sistema por várias empresas. Adquirir a central telefônica no ambiente empresarial representa um aumento na produtividade através do bom desempenho dos colaboradores que utilizam o serviço no dia-a-dia.

Com o barateamento proporcionado pela substituição de várias linhas telefônicas pelo sistema de ramais é possível melhorar e ampliar o atendimento da empresa para com seus clientes. Segundo dados do American Express, o número de pessoas que desistem de realizar uma compra devido ao mau atendimento é de 60%. Ou seja, é preciso investir em ferramentas e plataformas na sua central de atendimento, sabendo que uma boa interação com seus públicos voltam para o sucesso dos seus negócios.  

A central telefônica pode possuir recursos que auxiliam em sua manutenção, dentre esses, temos: identificação de chamada, tempo de espera em chamadas, transferência de chamadas e chamadas simultâneas. O processo de interligar terminais de atendimento é chamado de comutação.

A gente já conseguiu ver quais as funções da central telefônica e o sistema PABX e quais os benefícios para a empresa, então que tal conhecermos um pouco mais do trabalho que pode ser desempenhado por esses equipamentos em conjunto com outras ferramentas?

A central telefônica PABX já representa uma otimização e ampliação no atendimento ao cliente e por mais que faça parte do desenvolvimento e modernização das empresas, a utilização do sistema em conjunto com outras ferramentas aumenta os resultados. Alguns desses equipamentos que podem potencializar a central telefônica e trazer maiores benefícios são:

| 1Rastreamento de ligações: quando se trabalha com o sistema de atendimento por telefone você tem como um dos propósitos obter um bom relacionamento para informar, tirar dúvidas e realizar vendas. Por isso, o rastreamento de ligações te ajuda a identificar quem está ligando e de onde, para poder direcionar suas abordagens especificamente para cada pessoa, isso com o intuito de economizar tempo e satisfazer o lead, prospect ou cliente.

| 2. CRM: chamado em português de Gestão de Relacionamento com o Cliente, o Customer Relationship Management é uma plataforma em que você pode guardar informações desde o primeiro contato com o possível cliente. Ela é interessante para  a central telefônica para ter o controle das suas ligações e agilizar o acesso a informações durante o atendimento, também prezando pela otimização do tempo de duração da ligação.

| 3. Voice analytics: com essa ferramenta é possível analisar ligações gravadas e avaliar o desempenho do atendimento. Isso é necessário para aprimorar as táticas de abordagens. Dessa forma, é possível identificar emoções através da voz e, em alguns casos, transcrever áudio para texto.

E então, tava precisando cortar seus gastos de telefonia da sua empresa e não sabia como? A solução está na sua frente agora só falta você colocar em ação!

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