A produtividade é um dos temas recorrentes no mundo corporativo. Profissionais e empresas buscam otimizar recursos e fazer mais em menos tempo. Contudo, no dia a dia, incorporar essa matemática na rotina de trabalho não é tão simples. Ainda bem que já podemos contar com uma série de ferramentas para ajudar na gestão do tempo. A Técnica de Pomodoro é uma delas. A seguir, apresentaremos esse conceito em 5 passos práticos. Venha com a gente!
1❙ Entenda o conceito da técnica de pomodoro
Criada pelo italiano Francesco Cirillo, no fim dos anos 80, quando ele buscava maximizar seus resultados nos estudos, a Técnica de Pomodoro é indicada para quem busca aumentar sua produtividade, ou seja, é uma especialidade muito eficiente para os procrastinadores.
O principal objetivo é evitar distrações enquanto se trabalha focado em uma tarefa. Por isso, Cirillo se inspirou nos timers de cozinha tradicionais que têm o formato de um tomate, pomodoro, em italiano, e dividem o tempo de atenção do profissional.
A estratégia tem como base o conceito de fragmentação. Ou seja, a proposta é dividir o seu tempo em períodos curtos com intervalos de descanso, para aumentar a produtividade. A lógica faz sentido, não é?
Mas como funciona a metodologia na prática?
A Técnica de Pomodoro é simples e dura só duas horas. Veja só:
- Cada pomodoro é um bloco de tempo de 25 minutos, com 5 minutos de intervalo.
- Portanto, você realiza quatro pomodoros consecutivos, completando duas horas de trabalho.
- Como recompensa, você descansa mais 30 minutos.
2❙Aprenda a lidar com o conceito de ininterrupto
Antes de começar é importante que você tenha em mente que um bloco de tempo de 25 minutos é indivisível. Ou seja, você precisa forçar a sua atenção na tarefa ao longo desse intervalo. No começo, pode ser um exercício difícil. Mas, acredite: valerá muito a pena.
Portanto, ao longo desses 25 minutos, evite interrupções, como:
- Comer ou beber algo;
- Fazer ligações urgentes;
- Verificar caixa de e-mail;
- Conversar com colegas de trabalho.
A técnica de pomodoro é uma ferramenta para ajudar você a manter o foco. Porém, para que ela seja eficaz você precisa ser disciplinado, certo? Respeite os 25 minutos e trabalhe muito!
Se ao longo desse período você lembrar de algo que precisa ser feito, anote e inclua no próximo pomodoro.
Ainda assim, as interrupções podem acontecer, sendo divididas em duas categorias:
Internas: cometidas por você mesmo quando pensa em algo, sente fome, precisa ir ao banheiro, etc.
Externas: quando outras pessoas ou acontecimentos atrapalham sua atividade, como, por exemplo, alguém chama você, o celular faz barulho, um e-mail chega, entre outras.
3❙ Lembre-se: o intervalo é momento de ócio
Pode ser que você não esteja acostumado com um tempo de descanso no horário de trabalho. Mas lembre-se: aqui, ele faz parte de uma estratégia para aumentar a sua produtividade.
Portanto, aproveite os intervalos de 5 e 30 minutos para não fazer nada que requeira muito esforço mental. Se você insistir e decidir, por exemplo, checar e-mails no tempo de descanso, sua mente não será capaz de reorganizar e integrar o que você aprendeu.
Além disso, como sua mente continuará cansada, você não será capaz de dar o seu melhor no próximo Pomodoro.
Então, aproveite os minutos de intervalo. Faça um lanche, beba um copo d’água, alongue o corpo ou relaxe da forma que desejar. O importante é dar um respiro para a sua mente!
4❙Na prática: timer e bloco de notas na mão
Como vimos, a técnica de pomodoro é baseada na ideia de que, ao dividir nossas demandas em blocos de concentração intensa, conseguimos trabalhar com mais foco. Logo, é possível aproveitar melhor o tempo e ganhar mais eficiência.
Para começar a usar a técnica, você vai precisar de:
- Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva;
- Uma lista de tarefas (“to-do-list”);
- Lápis e borracha.
Vamos ao passo a passo!
1. Faça uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Na sequência, divida seu tempo em pomodoros, períodos de 25 minutos, e trabalhe ininterruptamente em suas tarefas nesses ciclos.
Aqui está um modelo de lista de tarefas da Técnica de Pomodoro: Reprodução GLBrain.
2. Ao fim de cada pomodoro, quando o timer tocar, indique as tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (20% concluído, por exemplo). Feito isso, faça um intervalo de 5 minutos e descanse sua mente. Aproveite para ligar para um cliente ou tomar um café.
3. A cada quatro pomodoros, faça uma pausa maior, que pode variar entre 15 e 30 minutos, para descansar. São esses intervalos que ajudam a “oxigenar o seu cérebro” e aumentar a agilidade mental.
Se preferir, você pode contar com a ajuda da tecnologia para controlar os ciclos de trabalho. O mercado já oferece aplicativos baseados na técnica de pomodoro. O Pomello, por exemplo, pode ser instalado inclusive em desktop, o que facilita o controle e a gestão do tempo.
5❙Monitore os resultados
A partir do momento que o profissional passa a planejar o seu dia, listando tudo o que precisa ser feito, ele também organiza melhor suas atividades, ganhando condições de definir metas e objetivos viáveis para cada dia ou período.
Além disso, também é possível mensurar outros impactos como a diminuição da ansiedade e o aumento do foco e da concentração nas tarefas. Ou seja, tanto os profissionais quanto a empresa podem sentir os resultados do uso da técnica de pomodoro.
O italiano Cirillo elenca, no seu livro, alguns dos principais ganhos com o uso do método:
❯Aumenta a conscientização das decisões;
❯Aumenta a motivação, mantendo-a constante;
❯Reforça a determinação para atingir os objetivos;
❯Melhora o processo de trabalho ou estudo, tornando-o mais ágil e eficaz.
Vale lembrar que você não precisa usar a técnica tal como Cirillo descreveu. As medidas de tempo, sugeridas no método clássico, podem ser adaptadas ao seu perfil e fluxo de trabalho. O importante mesmo é se apropriar do conceito para conquistar produtividade e um desempenho superior. Vamos começar?
GuestPost escrito pela Operand.
