A gestão de projetos em agências de marketing é algo muito importante, tendo em vista que isso reflete na efetividade e qualidade das tarefas executadas pela equipe.
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Apesar disso, sabemos que a rotina das agências costuma ser agitada, o que torna difícil manter os fluxos de trabalho rígidos sem prejudicar a performance da equipe.
No entanto, ressaltamos que é essencial que cada agência tenha estruturados os seus processos para padronizar os atendimentos e identificar gargalos. Somente assim será possível fazer uma gestão de projetos eficiente. Continue lendo e saiba mais!
Gestão de projetos: entendendo o conceito
A gestão de projetos pode ser definida como a estruturação da forma como um projeto é planejado, executado, monitorado e controlado.
Para que se possa fazer uma gestão de projetos completa, o gestor necessita detalhar o escopo das atividades, os recursos físicos e humanos envolvidos, a parte financeira necessária para a execução, entre outros pontos.
Além disso, cada projeto também precisa ter um cronograma, com prazos a serem cumpridos e metas a serem atingidas. Isso permite que os projetos sejam desenvolvidos sem atrasos ou falhas.
Ao fazer a gestão de projetos em agências de marketing, os gestores também precisam considerar questões como as responsabilidades de cada membro do time.
Se a equipe precisar desenvolver um anúncio para as redes sociais, por exemplo, são envolvidos diferentes profissionais, como o redator e o designer. Deve-se estipular as etapas e prazos dos projetos, de modo que uma não atrase a outra.
Caso o redator demore para fazer o texto, por exemplo, o designer não conseguirá fazer o layout a tempo da publicação. O gestor de projetos deve ficar de olho em situações como essas.
5 dicas para fazer uma boa gestão de projetos em agências
Pensando em ajudá-lo a fazer uma excelente gestão de projetos na sua agência de marketing, listamos algumas dicas. Confira, a seguir!
1. Pratique metodologias ágeis, como a Scrum
Criada pelos desenvolvedores Ken Schwaber e Jeff Sutherland, a metodologia Scrum é um framework muito utilizado na gestão de projetos complexos.
Essa metodologia ágil consiste em realizar os trabalhos a partir de pequenos ciclos de atividades dentro do projeto.
Os ciclos de atividades são definidos previamente pelo gestor de projetos e recebem o nome de Sprins. Cada um deles têm tempos pré-definidos para que as tarefas sejam realizadas pelas equipes.
Além do Scrum, existem outras metodologias ágeis que podem ser desenvolvidas na gestão de projetos em agências de marketing, como a Kanban.
2. Conheça diferentes ferramentas de gestão de projetos
No mercado existem diferentes ferramentas de gestão de projetos, pagas ou gratuitas, que podem ser usadas na sua agência.
O Trello, por exemplo, é um aplicativo que usa o sistema Kanban para organizar as tarefas e pode ser usado para organizar as suas demandas na agência.
Essa ferramenta conta com um quadro com colunas e cartões, que podem ser movimentados, de acordo com o cumprimento de cada etapa de uma atividade.
Além do Trello, diversas outras soluções para agências podem ser implementadas nesse sentido, como o Asana e o Runrun.it.
Ao escolher uma ferramenta de gestão, é importante que o gestor analise se ela funciona em nuvem, para que os trabalhos possam ser realizados de forma remota. Além disso, essa particularidade permite que se acompanhe os projetos a partir de qualquer local.
Além dos softwares específicos para gestão, também é interessante focar na contratação de programas para analisar resultados como o Call Tracking.
3. Desenvolva briefings completos para a equipe
Sempre que o atendimento da agência surgir com uma nova demanda de um cliente, é importante que o gestor de projetos a transforme em um briefing completo.
A ideia é que o briefing englobe todas as etapas e profissionais que estão envolvidos para o cumprimento de determinada demanda.
Dessa maneira, tudo será organizado para que a equipe cumpra os seus prazos e o gestor possa acompanhar tudo de perto, evitando atrasos.
4. Crie um esquema de priorização de tarefas
A priorização de tarefas é algo bem importante para ser desenvolvido na gestão de projetos em agências.
Quem trabalha na área sabe que pode aparecer um cliente com uma demanda urgente, que precisa passar na frente de todo o resto das atividades.
Por isso, é importante que o gestor de projetos trabalhe com uma espécie de checklist, que pode ser criada sempre ao final do dia.
Assim, na manhã seguinte, o time pode ser atualizado com as atividades que precisarão realizar no decorrer da jornada de trabalho.
Ao trabalhar com uma checklist organizada, a agência não atrasará projetos e ganhará fôlego quando for necessário “apagar incêndios”.
De tal maneira, a sua equipe estará bem preparada para lidar com os imprevistos e sempre atender os clientes com qualidade.
5. Eduque a sua equipe e os seus clientes
Também é importante que o gestor de projetos saiba educar bem a sua equipe e os seus clientes.
Afinal, de nada adianta fazer um planejamento perfeito e as pessoas não souberem como tocar as atividades.
Explique para o time como os sistemas de organização devem ser utilizados e como eles devem proceder sempre que uma atividade for concluída.
Também oriente os seus clientes sobre os prazos e formas de entrega de cada demanda. Assim, você evita cobranças excessivas, que podem pressionar a equipe e até mesmo gerar uma situação de desgaste.
Se você seguir essas dicas à risca, temos a certeza de que fazer uma boa gestão de projetos em agências será algo que você vai tirar de letra.
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