A captação de alunos é, sem dúvidas, uma grande preocupação na vida de todo gestor escolar. O processo, que é fundamental para o bom andamento da instituição, requer muita atenção e brechas podem comprometer a sua gestão. Para que o crescimento da sua escola seja constante, é essencial que esse processo seja feito de forma assertiva. Para te ajudar nessa questão, listamos alguns erros que você não pode cometer. Vamos lá?
1❙ Não ter metas
Para que você possa desenvolver uma boa campanha de captação de alunos, antes de tudo, você precisa definir uma meta.
Com ela, você consegue mensurar se está chegando ou não ao seu objetivo. Assim, é importante ter definido qual o número de matrículas e rematrículas que você quer atingir.
Isso vai motivar a sua equipe e te ajudar a determinar os resultados.
2❙ Não conhecer o seu público-alvo
Você realmente está fazendo a sua campanha para o público certo? Uma estratégia muito generalizada é pouco personalizada e não traz o apelo necessário para que você alcance suas metas. Uma boa dica é você se utilizar de alunos reais da sua instituição para fazer as campanhas – isso ajuda, inclusive, na propagação da campanha. Afinal, eles vão adorar compartilhar suas imagens nas redes sociais.
3❙ Não organizar o atendimento
De que adianta pegar telefones de interessados se você não desenvolver nenhum relacionamento com eles? Outro ponto importante: nenhum cliente em potencial vai ter paciência se não tiver um bom atendimento. É preciso treinar a equipe para que eles estejam aptos a passar informações, sanar dúvidas e, assim, desenvolver uma relação de confiança.
4❙ Não se utilizar da tecnologia
Embora a captação de alunos seja uma questão que está diretamente ligada à qualidade do ensino e do atendimento oferecido, contar com algumas ferramentas informatizadas é sempre válido – já que vivemos em uma sociedade cada dia mais pautada pela inovação.
Hoje em dia, a tecnologia está presente em qualquer lugar – e na sua instituição não poderia ser diferente. Quando você conta com um bom software, você consegue analisar relatórios, organizar processos e otimizar o atendimento ao cliente.
Entretanto, não basta simplesmente escolher qualquer ferramenta disponível no mercado e contratá-la para a sua escola. Instalar um sistema de qualidade é uma forma de garantir a segurança dos seus dados e a eficiência no que diz respeito a promover o crescimento da sua escola por meio da captação de novos alunos. Além disso, quando você oferece tais modernidades na sua instituição, colabora com a captação e retenção de alunos. Afinal, quem não quer ter sua rotina também otimizada?
Vantagens de um software na captação
Aproveitar as vantagens que um sistema de gestão escolar oferece é fundamental para que as atividades e rotinas do dia a dia se tornem mais simples, rápidas e, acima de tudo, eficientes. O investimento nesse tipo de ferramenta torna possível melhorar os resultados de toda a comunidade escolar, da captação de novos alunos a retenção dos antigos, passando pela tão essencial redução de custos — algo que, em tempos de crise, é muito importante.
Um sistema de gestão escolar consegue fornecer as informações mais importantes para que as tomadas de decisão sejam feitas de maneira assertiva, longe de achismos e fundamentadas em dados reais. É assim que se alcança uma maior eficiência operacional, além da organização de todos os processos que compõem sua instituição de ensino.
Com um software de gestão escolar, você consegue potencializar o seu atendimento com um CRM especializado. Nele, é possível cadastrar pessoas interessadas, agendar tarefas, enviar e-mails e SMS em massa e analisar, graficamente, as oportunidades geradas para que você não perca nenhum aluno.
Sabe outra vantagem fantástica? A matrícula digital! Afinal, quem é que gosta de ter que se deslocar até a instituição com toda aquela papelada e ainda ter que enfrentar fila? Com a ferramenta é possível que os pais ou o aluno enviem documentos de forma 100% digital, sem precisar sair de casa. Pelo módulo de secretaria, também é possível solicitar e enviar documentos sem precisar mexer em arquivos de papel. Documentos como: boletins, históricos, contratos e declarações são gerados e emitidos de forma rápida e muito segura, poupando o trabalho de reunir e organizar todos esses dados.
Com um software de gestão escolar você também consegue oferecer aos pais mais segurança com o módulo portaria – por ele é possível saber a hora de entrada e saída de alunos na instituição e também ter o registro de todos os visitantes. Outra vantagem incrível é a melhora na comunicação da escola com as famílias, já que é possível enviar mensagens, fotos e vídeos e receber informações em tempo real. Consultar notas, a agenda escolar e até pagar as mensalidades também são outras comodidades.
Fidelização de alunos
Não basta apenas captar novos alunos: aqueles que já estão com você também merecem atenção especial. Sendo assim, automatizar processos que vão desde o contato com interessados até o lançamento de notas e faltas e a disponibilização desses dados aos pais dos alunos é uma forma de mostrar o quanto você se importa com as pessoas que escolhem a sua instituição.
A segurança de dados e a integração de informações de diferentes departamentos em uma única ferramenta permitem a otimização do tempo e o aumento da produtividade e da satisfação dos seus colaboradores.
Aliado a isso, o sistema de gestão escolar armazena informações importantes sobre o relacionamento entre a escola e alunos, pais e responsáveis. Essas informações permitem o fortalecimento da relação, reduzindo consequentemente o risco de evasão.
Guest post escrito por Camila Lewer, redatora da Escolaweb – software de gestão escolar, empresa parceira de conteúdo da PhoneTrack.
