Antes de mais nada, otimizar processos lembra aquela velha frase “tempo é dinheiro”. Esse pensamento começa muitas vezes por influência da família, chega aos estudos e é consolidado no mercado de trabalho. E nos processos de uma agência, que provavelmente tem a sua receita baseada em hora trabalhada para cada cliente, essa máxima é ainda mais relevante.
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Nesse texto vamos mostrar algumas maneiras para otimizar os processos de uma agência. Além disso, e talvez a parte mais importante, mostrar a importância que isso traz para o negócio. Se você ocupa cargo de coordenação, direção, gestão ou é dono de uma agência, esse texto é pra você. E se o seu cargo é de analista, garanto que vai olhar a otimização de processos de uma agência com outros olhos. Afinal, todo mundo gosta de um trabalho organizado e fluido.
Os desafios dos processos de uma agência
Em primeiro lugar, é preciso oferecer um ambiente que valorize a criatividade em uma agência. O poder de criar é uma das principais razões de uma empresa contratar a agência. Por conta disso, é um grande desafio equilibrar esse fator com processos e normas.
Além disso, o marketing e a comunicação como um todo evolui diariamente. É difícil equilibrar ações que precisam de padronização com novas maneiras de se comunicar, produzir ou vender. Por exemplo, vamos imaginar o trabalho de um diretor de agência. Ele tem consciência do quanto os processos de uma agência são importantes e passa meses “azeitando” essa engrenagem.
Quando tudo está em pleno funcionamento, ele vai participar de um evento mundial sobre marketing e chega com muitas novas ideias. Com isso, ele fica no dilema de mudar todo o processo para incluir essas novas ferramentas ou é melhor deixar como está? Se ele é uma pessoa consciente do seu papel chave para esse tipo de decisão, ele com certeza vai decidir alterar os processos. Nesse sentido, uma das tecnologias que tem alterado a maneira das agências funcionarem é a computação em nuvem, por exemplo.
Ou seja, mudar e trazer novos processos faz parte do funcionamento de uma agência de alta performance. Além disso, repetir a mesma atividade por anos pode reduzir o grau de inovação de seus funcionários. Em outras palavras (e conhecendo bem o ambiente de uma agência), o caos faz parte e é importante ver os benefícios disso. Claro, desde que não seja prejudicial à saúde das pessoas.
Os benefícios de melhorar processos internos na agência
Em primeiro lugar, você já passou mais tempo do que gostaria procurando um arquivo ou um documento? Nesse momento, pensou o quanto organizar tudo corretamente poderia tornar o seu dia mais ágil e tranquilo? Pois bem, esse é o primeiro benefício de estabelecer processos internos na agência.
Como muitas agências trabalham com prazos para entregar os jobs, chegamos ao segundo benefício: garantir o cumprimento dos prazos. Quando os processos de uma agência são bem estabelecidos, fica natural seguir os prazos de cada atividade.
Por exemplo, vamos imaginar uma campanha de lançamento de produto. Se a rotina da agência está bem estabelecida, sabendo o prazo de entrega do planejamento, criação, redação, mídia e todos os profissionais envolvidos, basta criar um calendário reverso a partir do deadline. E claro, todos já estão cientes quem é a pessoa responsável por esse calendário. Dessa forma, sempre que acontecer um imprevisto – que faz parte de qualquer rotina – há ferramentas para reorganizar os prazos.
Satisfação do cliente é um dos principais benefícios dos processos de uma agência
Em agências organizadas e com processos bem claros, o cliente também fica satisfeito com isso. É muito mais fácil trabalhar com pessoas e empresas que respeitam prazos, por exemplo. Ou empresas organizadas. Quando surge uma dúvida de mídia, por exemplo, a empresa sabe com quem entrar em contato. Não fica aquela dúvida de quem pode resolver o problema ou, pior, uma “batata quente” na mão de todos os funcionários para ver quem resolve os problemas.
Pois bem, depois de mostrar alguns dos benefícios, vamos a parte prática.
Como organizar os processos de uma agência
Antes de tudo, não há uma receita exata para isso. O que pretendemos aqui é listar dicas que podem ajudar nesse processo, pois cada empresa tem um funcionamento único. E essa máxima é ainda mais clara em agências de marketing, performance, branding ou de comunicação como um todo.
1- Faça um mapa dos processos internos atuais
O primeiro passo é fazer um desenho de como está a rotina atual da agência.
Uma lista básica para começar é:
- Qual o ponto de início das atividades e o seu encerramento?
- Todos os setores são envolvidos ou apenas parte deles?
- Quais os resultados planejados de cada ação interna?
- Os processos existentes tem quais objetivos?
2- Analise todos os pontos listados
Em seguida, faça uma análise criteriosa de cada informação obtida. Quando estamos dentro do processo é comum algumas questões passarem batidas. Agora, é hora de olhar o processo com distanciamento e julgar a razão de cada atividade.
Vale muito a pena envolver o time nessa avaliação. Em algumas vezes as pessoas envolvidas no processo já tem ideias de como melhorar a atividade mas não tem um momento ideal para compartilhar isso.
3- Aumente a integração entre os setores
A divisão extrema entre os setores pode chegar a um nível prejudicial para a empresa. Ao invés de otimizar o trabalho e juntar pessoas com atividades parecidas, cada setor vira uma ilha dentro da empresa.
Há muitas maneiras para aumentar essa integração e escolhemos duas delas para exemplificar. Em primeiro lugar, essa integração pode valorizar mais o lado pessoal do que o profissional. Organize ações para que os funcionários se conheçam mais, desde e-mails internos e palestras sobre temas gerais até festas e rodas de conversa. Fica muito mais fácil conhecer o trabalho do outro quando você já conhece o lado pessoal da pessoa.
Outro caminho é moldar o time com squads, tribos ou grupos que unem pessoas de diferentes setores. Por exemplo, o setor de planejamento tem uma entrega para um cliente de varejo. Que tal montar uma frente de trabalho com uma pessoa de cada setor para falar sobre isso durante 3 horas? Essa atividade pode se tornar parte dos processos de uma agência e com certeza vai resultar em entregas melhores para o cliente.
4- Avalie a quantidade de reuniões do time
Aqui o resultado pode ser diferente para cada agência. Algumas empresas exageram no número de reuniões e alinhamentos, tornando o dia de quem precisa produzir cheio de horários ocupados. Por outro lado, há empresas que dão autonomia exagerada para os funcionários, realizando poucas reuniões que colocam todos “na mesma página”.
Os segredos são o equilíbrio e criar espaços para ouvir as pessoas envolvidas. Reunir todo o time é importante para alinhar cultura e as ações, mas isso não pode ocupar boa parte da agenda de todos. Outra dica é utilizar mais as reuniões remotas, que podem ser rápidas e diretas.
5- Automatize o que é possível automatizar
A tecnologia está aí ao nosso favor. Com o mapeamento de todas as atividades é possível ter uma visão mais clara do que é possível automatizar. Bater o ponto por um app reduz muitas horas de trabalho do RH, por exemplo. Por que não investir nesse tipo de tecnologia?
6- Inclua a transformação digital na agência
Mais do que automatizar processos, a transformação digital traz uma nova maneira de pensar nas agências de marketing. Dentro da agência não pode valer aquele ditado “casa de ferreiro, espeto de pau”. Para entregar produtos cada vez mais inovadores para os clientes, a agência precisa incluir a transformação digital na sua rotina.
Por exemplo, a agência sugere para o cliente a adoção de uma determinada estratégia de comunicação. Isso inclui a utilização de uma plataforma de inbound marketing, outra de CRM e uma última de monitoramento. É bem mais fácil avaliar os benefícios e treinar o cliente quando essas tecnologias já fazem parte do dia a dia da agência.
7- Treine a equipe
Novos aprendizados são sempre bem-vindos. Ainda mais quando vem acompanhado de padronização de processos internos. Faça um acompanhamento próximo do engajamento do time em cada um dos processos e pesquise treinamentos necessários para o melhor funcionamento da atividade.
8- Documente os processos de uma agência
É importante que todos os envolvidos saibam a descrição das atividades. Telefone sem fio é comum em alguns processos e oferecer documentos com os detalhes de cada atividade economiza muito tempo e dinheiro.
Outro ponto importante é com relação ao onboarding de novos funcionários. Com processos pré-estabelecidos e documentados a chance do funcionário ter uma “rampagem” mais rápida é alta.
Agora é só começar!
Nesse texto ficou claro que a tecnologia é uma grande aliada aos processos de uma agência. Há uma série de softwares, plataformas e metodologias para que a agência economize tempo e dinheiro melhorando os processos internos.
Ao pesquisar essas ferramentas, fique de olho se ela combina com o seu negócio ou com o que a sua agência deseja ser no futuro. Algumas metodologias podem funcionar bem com uma agência de performance mas tornar o trabalho de uma agência de branding mais travado, por exemplo. Além disso, há muitas que oferecem trial ou período de avaliação.
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Visto em alguns momentos como obsoleto, o telefone é uma fonte cada vez mais rica de dados. Por conta da agilidade do canal, o telefone é o caminho mais rápido entre uma empresa e seus clientes. E com a PhoneTrack é possível ter uma série de métricas ricas para os clientes – independente do setor. Inclua inteligência artificial para mostrar resultados com a PhoneTrack.
