Sistema de gestão de telefonia: o que é e como aplicar

A sua empresa, como muitas outras no mercado, utilizam cada vez mais o telefone? Apesar dessa dependência, você gostaria de reduzir os custos com comunicação? O contrato com sua operadora de telefonia contempla diversos serviços que vocês nem utilizam? Não consegue enxergar uma luz no fim do túnel para diminuir essa fatura? Já ouviu falar em sistema de gestão de telefonia?

Um sistema de gestão de telefonia corporativa pode ser uma solução imprescindível para atingir esse objetivo no seu negócio. Continue a leitura deste artigo e aprenda o que é e como aplicar o sistema de gestão de telefonia!

Muitas empresas ainda não têm conhecimento sobre essa ferramenta eficiente para a redução de custos e, consequentemente, melhores resultados para os negócios. Implementar um sistema de gestão de telefonia tornou-se uma solução importantíssima para as organizações que necessitam controlar os gastos de maneira inteligente.

É por essa razão que resolvemos te apresentar essa metodologia que está sendo vista com bons olhos por muitos gestores no Brasil.

Com a gestão inteligente da telefonia, algumas empresas chegam a poupar até 40% dos gastos com as faturas telefônicas, sem precisar abrir mão da qualidade do serviço recebido.  E isso pode ser feito apenas analisando o perfil de consumo da empresa para que a mesma se adeque a planos e serviços disponíveis pelas operadoras de telefonia. 

Quer economizar também?

Para atingir esse objetivo, as consultorias de telecomunicações disponibilizam relatórios gerenciais, fazem a interface entre usuários e operadora e a assessoria em questões de portabilidade. Tudo isso com a administração da ferramenta de gestão da operadora.

Logo de cara, podemos dizer que os principais benefícios que essa medida traz é a redução de custos desnecessários com telefonia, a centralização e segurança de informações, o aumento da produtividade e a maior visibilidade dos gastos. Concorda? 

Parece fácil, mas ficou difícil de entender? Confie na leitura aqui, porque já, já você vai entender como esse tipo de sistema é crucial para otimizar os custos de acordo com as necessidades da sua empresa.

O que é Sistema de Gestão de Telefonia

A sua empresa faz diversas ligações telefônicas porque elas são necessárias para que o negócio funcione? Saiba que mesmo sendo extremamente dependente de realizar chamadas telefônicas, sua empresa pode economizar com planos de telefonia, sim.

Mas antes de compreendermos como economizar, vamos à raiz do conceito que está por trás do termo Sistema de Gestão de Telefonia? Acreditamos que, assim, os benefícios que esse método proporciona podem ser esclarecidos mais facilmente.

Pois bem. De acordo com muitos dicionários, gestão é o ato ou efeito de gerir; ação de administrar e de gerenciar. Desse modo, podemos dizer que sistemas de gestão, portanto, são metodologias que ajudam na administração das atividades empresariais.

E, atualmente, muitos programas para computadores automatizam de maneira inteligente diversos processos organizacionais, igual como fazem os softwares de Sistema de Gestão de Telefonia (ou Gestão de Telecomunicações) que, por sua vez, gerenciam o uso dos aparelhos de telecomunicação. 

Tais sistemas são implementados a partir da contratação de uma consultoria, que faz diversos estudos sobre a empresa contratada. Desde o estudo dos processos internos de todos os departamentos, a quantidade de usuários das linhas, a análise das chamadas, como hora, operadoras e o levantamento das faturas das contas de telefonia da empresa.

Assim, com essa análise detalhada e cadastro de parâmetros, a consultora consegue sugerir diversos modos para usar a linha de telefone da sua empresa, de maneira mais inteligente e eficiente possível.

Portanto, ao contratar uma empresa que presta consultoria em gestão de telefonia, você receberá, mensalmente, relatórios com indicadores que são extremamente importantes, pois sua empresa terá informações suficientes para negociar melhores planos de ligações, mudar de operadora, reestruturar internamente o uso do telefone, entre outros.

Os principais indicadores que esses relatórios mensais lançam são:

❯ Volume de ligações locais;

❯ Volume de ligações interurbanas;

❯ Porcentagem de minutos por operadora;

❯ Operadora que mais liga;

❯ Utilização por centro de custo;

❯ Ligações intragrupo;

❯ Número de linhas telefônicas;

❯ Linhas sem utilização;

❯ Custo real de cada linha;

❯ Números mais discados;

❯ Valor pago por serviços contratados;

❯ Linhas sem tráfego de dados;

❯ Linhas que mais gastam;

❯ Relação ligações para fixo X celular.

Agora, vamos entender como implementar um sistema de gestão de telefonia e descobrir como você pode aproveitar seus benefícios e reduzir os custos com esse canal imprescindível para o seu negócio funcionar?

Como aplicar o Sistema de Gestão de Telefonia

Como vimos, basicamente, um Sistema de Gestão de Telefonia tem como objetivo centralizar o controle sobre o uso dos telefones de uma empresa e, assim, diminuir o desperdício com contas de telefonia, poupando a elas o tempo que seria despendido realizando o levantamento de dados, ao indicar os melhores planos de telefonia que se enquadrem às necessidades da empresa.

Qualquer Sistema de Gestão de Telefonia é iniciado com uma completa consultoria, que analisa diversos dados da empresa, como número das linhas de telefone, e-mails, centro de custo e seus respectivos departamentos, relação e cadastro dos usuários das linhas telefônicas e a avaliação dos contratos com as operadoras — tudo isso com a finalidade de realizar o controle de inventário.

Depois de analisar juntamente todos esses dados, a empresa compila tudo em um software e repassa ao cliente relatórios detalhados sobre as ligações realizadas no período da consultoria, excluindo do relatório as chamadas não tarifadas — aquelas que não aparecem na fatura da operadora, pois fazem parte do plano contratado pela empresa.

De posse de todas essas informações levantadas na consultoria, a organização terá a visão completa dos custos de comunicação, identificando onde se consome mais, quem consome menos, quando e como consomem o telefone para trabalho.

Ao analisar os relatórios e reelaborar um orçamento futuro, entra em campo um representante do próprio Sistema de Gestão de Telefonia contratado para lidar diretamente com a operadora telefônica. Afinal, ninguém melhor que um expert no assunto para negociar as melhores condições e tarifas telefônicas para sua empresa. Concorda? 

Mas as vantagens desse sistema não param por aí!

Além dessas medidas que se adequam aos processos internos da empresa, a inteligência em gestão de telefonia também permite reduzir os gastos de telecomunicação ao sugerir medidas, como:  

Substituir e adquirir novos aparelhos;

Adquirir aplicativos;

Instalar sistema inteligente, como VoIP;

Renovar contratos;

Parcelar os débitos;

Alterar a data de vencimento da conta;

Solicitar segunda via;

Reclamar sobre falhas no serviço e sinal da linha;

Bloquear linha em caso de perda ou roubo do aparelho;

Levantar informações sobre multas de contrato.

Ainda não tem certeza se essa é uma solução para sua empresa? Vamos recapitular o que foi dito até aqui para você não ter mais dúvidas então!

1 Cada vez mais empresas dependem do uso de telefone para sobreviver;

2 Nem sempre as operadoras de telefonia oferecem os melhores planos para as empresas;

3 Por isso, fazer a gestão do uso das linhas telefônicas é necessária para encontrar gargalos e sugerir melhorias;

4 Os Sistemas de Gestão de Telefonia implementam uma gestão inteligente para otimizar o uso de telefones em empresas;

5 O sistema faz estudos a partir do levantamento dos dados e a sistematização do uso dos recursos telefônicos;

6 Tais sistemas implementam outras medidas para reduzir ainda mais os custos com telefone.

Lembrou como essa solução pode fazer muita diferença para sua empresa reduzir custos desnecessários com telefonia? Quer aprender outras possibilidade para sua empresa economizar com ligações telefônicas? Já considerou utilizar os serviços de call tracking? Acesse esse link e encontre mais uma luz piscando ECONOMIA para vocês! 😉

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