4 dicas para gestores aperfeiçoarem o planejamento da captação de alunos

A captação de alunos é um dos grandes objetivos de uma IES que busca crescimento e reconhecimento no mercado. Atingir possíveis alunos e convertê-los em matrículas é um desafio fundamental, por isso, separamos algumas medidas que podem aperfeiçoar o planejamento dessa atividade. Confira!

1Organize a equipe de atendimento

Com certeza há uma equipe de atendimento na sua instituição de ensino. A questão é: há nessa equipe uma clara organização, segregação de atividades e papéis de cada um?

Na captação de alunos, é importante lembrar que, como consequência das suas ações de divulgação, alunos em potencial entrarão em contato com a sua instituição, e é necessário que os atendentes estejam prontos para atendê-los com a melhor qualidade possível. Afinal, é nesse contato inicial que a pessoa interessada em algum curso oferecido vai criar uma impressão sobre a instituição, e com um bom atendimento haverá uma maior chance de ela sentir que vale a pena continuar o processo e efetivamente realizar a matrícula.

Para ter uma boa organização da equipe de atendimento, é importante saber distribuir e delegar as atividades e dar aos devidos responsáveis um bom direcionamento de como cumpri-las. É essencial ter em mente: a pessoa que realiza o atendimento deve ter orientação suficiente para saber como proceder com a prospecção, para que não haja uma falha de atendimento que cause insatisfação do aluno (como uma demora muito longa para resolução de alguma questão).

E uma boa maneira de deixar claro aos membros do time de atendimento como conduzir o aluno da melhor maneira é ter um roteiro bem construído. Há várias maneiras de construí-lo, mas um bom roteiro de prospecção por telefone não deve ser rígido – o que tornaria o atendimento “maquinizado” – mas sim possuir orientações de procedência que se adequem às diversas necessidades que um possível aluno possa ter.

2Planeje um cronograma de ações

Uma vez que a equipe de atendimento esteja devidamente preparada para atender aos possíveis alunos que entrarão em contato com a sua instituição de ensino, é hora de ter um bom planejamento do cronograma de ações para a captação de alunos.

Para isso, existem muitas estratégias de divulgação. Algumas mais tradicionais são comumente usadas: flyers, outdoors, panfletos. Além dessas, existem também as táticas de marketing digital, como a propaganda através de redes sociais, blog, ads, etc.

Porém, além da divulgação da sua instituição, é necessário pensar em um cronograma de ações que ajude a tornar a IE um destaque no mercado educacional. Nesse sentido, é essencial pensar nas inovações, metodologias de ensino, plataformas digitais que sua instituição oferece aos alunos – e ter um vasto material sobre esses aspectos que possa ser aproveitado em diversos momentos, como em eventos. Seja promovendo-os ou participando, eventos como feiras de profissão, palestras e workshops são essenciais para alavancar a instituição de ensino, ganhar notoriedade e ainda são ótimas oportunidades para divulgação da IE e captação de alunos.

Mesmo explorando todas essas estratégias para a captação de alunos, muitas vezes não é claro para o time de marketing quais dessas ações estão sendo mais efetivas e para qual vale a pena direcionar mais investimentos. Ou seja, para aperfeiçoar o planejamento, é importante também extrair dados sobre a eficiência das táticas de captação.

3 Acompanhe métricas sobre as ações de captação

É necessário que as ações de captação tenham seus retornos mensurados, para que possa ser feito um planejamento eficiente sobre essas. Ou seja, analisar as métricas é um passo fundamental para o planejamento da captação de alunos.

Nesse sentido, é necessário ter um mapeamento sobre as ações e uma visão dos números que cada uma delas está trazendo. Um elemento essencial é o ROI (Retorno sobre investimento), métrica que pode ser analisada para direcionar os investimentos para as campanhas que trazem mais retorno. Aumentar investimentos nem sempre significa aumentar os resultados, e, por isso, é importante que haja um acompanhamento sobre essa taxa.

Além do ROI, há algumas métricas no caminho de um possível aluno até uma efetiva matrícula que podem ser úteis. Por exemplo, a taxa de conversão de leads informa dentre as pessoas interessadas quantas efetivamente realizaram a matrícula na IE. Esse dado é essencial porque além de atingir determinado público, o maior objetivo de uma instituição de ensino é que os interessados pela sua proposta sejam convertidos em matrículas.

Tomar decisões com base em dados é uma tendência de gestão eficiente para qualquer área que trabalhe com vendas de produtos ou serviços. Uma vez que a sua instituição de ensino objetiva a captação e a retenção de alunos, é importante saber como mensurar os resultados completos das atividades. E muitos desses contatos, desde a prospecção até ao atendimento de alunos ou responsáveis, são realizados através do telefone. Visto isso, vamos parar para pensar sobre a importância de extrair dados desse canal também?

4Visualize dados sobre as ligações

As ligações são um pilar essencial para a sua instituição de ensino. Alunos que buscam por ofertas de cursos e se interessam por algum diferencial geralmente ligam para a IE para obter maiores informações. Ou seja, a importância do canal telefônico se dá justamente no fato de uma chamada telefônica ser o primeiro contato com um possível aluno que se interessou pelos cursos e pretende realizar a matrícula. E nesse momento é importante saber como estão desempenhando as ligações, quais são os pontos a serem melhorados no atendimento – e, para ter esse conhecimento, é indispensável a extração de dados das chamadas, que podem ser analisados para aperfeiçoar o atendimento, para direcionar investimento em campanhas, dentre outras melhorias.

Sabemos que ligações telefônicas são essenciais, e é difícil visualizar claramente os dados sobre elas – uma vez que acontecem e normalmente não há um registro do contato, como há com e-mails. Para isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Existem softwares que facilitam a gestão de chamadas telefônicas, e, essencialmente, ajudam a relacioná-las com o retorno das campanhas – são soluções de Call Tracking.

Um software de call tracking usa números máscara, que, direcionados a um único número, serão rastreados pelo sistema e poderão ser visualizados separadamente. Isso possibilita que para cada campanha seja rastreado um número máscara, culminando na análise de qual delas está gerando mais leads para a sua instituição de ensino.

Além disso, algumas ferramentas disponibilizam um mapeamento mais completo sobre as ligações. Com recursos de inteligência de voz, é possível classificar as chamadas de acordo com seus elementos – como duração, tempo de espera, tempo de fala do aluno e do atendente, dentre outros. Outro recurso facilitador é a possibilidade de monitorar as chamadas, em tempo real ou após serem registradas, e assim poder analisar como foi a abordagem do atendente, se houve falhas de direcionamento, etc.

É importante lembrar que o sucesso da captação de alunos está diretamente relacionado à eficiência da equipe de atendimento da sua IES. Saber quais são as principais dúvidas dos alunos –  analisar por quais canais chegam alunos interessados no curso A ou B são exemplos de aproveitamento de dados do canal telefônico para que se aperfeiçoe a captação de alunos, direcionando de forma certeira suas ações. Com instrumentos de análise mais profundos, é possível estruturar o atendimento, compreender as melhorias possíveis e planejar de forma mais certeira as ações de captação.

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