Gestão e qualidade de tempo: como sua agência pode alcançar mais produtividade?

Você entende a importância do gerenciamento de tempo para o aumento da sua produtividade e apresentação de resultados nos seus serviços?

Pois bem, estamos aqui pra te dizer que a produtividade está muito mais vinculada com a qualidade das suas horas trabalhadas do que com a quantidade.

Isso mesmo! Ser um profissional produtivo diz respeito a conseguir cumprir prazos e ser eficiente em seu período de trabalho. Por essa razão, é necessário entender quais tarefas estão tomando maior parte do seu dia e controlar e planejar suas atividades de acordo com o tempo utilizado para executar cada uma delas.

Administrar o seu tempo é importante para estar consciente de como suas horas são gastas e entender a melhor forma de gastá-las – com quais projetos e atividades. Dentre os benefícios apresentados por uma boa qualidade de tempo está o aumento da produtividade dos membros e da agência como um todo. Quando o tempo é bem gerenciado, os processos e rotinas são bem executados e demonstram maior eficiência.

E como gerenciar o tempo de maneira eficaz? Continue na leitura.

Gestão e qualidade de tempo para agências

Muitos profissionais, por falta de tempo, não conseguem finalizar ou demonstrar qualidade nos processos nos quais estão envolvidos e isso acaba por prejudicar o desempenho da agência como um todo. Por esse motivo, é de extrema importância para um colaborador saber utilizar seu tempo da melhor maneira.

Então o que fazer para apresentar qualidade nas horas trabalhadas e aumentar a produtividade como profissional?

Bom, uma maneira eficaz de otimizar o tempo de trabalho é evitando os retrabalhos.

De acordo com dados do Censo de Agências de 2019 da Operand, a refação representa em média metade das atividades executadas por agências. Gastar tempo de trabalho envolvido com atividades e jobs já entregues reflete na eficiência do profissional em outras tarefas e no comprometimento com novas receitas.

Além disso, os retrabalhos representam, em diversos momentos, um custo adicional à agência, o que nem sempre está incluso no contrato do serviço, como também demandam tempo a mais que não estava previsto na rotina do profissional. Quando não há uma boa gestão do tempo e falta de comprometimento com a qualidade dos serviços, o retrabalho será constante e atrasará a entrega de projetos.

Um dos principais fatores a serem avaliados no momento de criar estratégias para evitar o retrabalho e aumentar a eficiência é ter conhecimento de suas necessidades e organização nos processos. Por isso, para uma alta produtividade, é de grande relevância saber gerenciar o tempo da maneira que melhor se encaixe com a rotina e preferências do gestor.

4 dicas de produtividade para agências

Tendo em mente a dificuldade em encontrar uma maneira de conseguir gerir o tempo e manter a produtividade alta, separamos algumas dicas que consideramos de grande importância para obter os resultados desejados:

1Utilize ferramentas de gestão: para ajudar a manter todos os afazeres organizados existem, hoje, diversas ferramentas e softwares de gestão que colaboram para o aumento da produtividade de qualquer profissional. Aliar metodologias com práticas de gestão torna muito mais fácil a tomada de decisões e o controle da sua produtividade. São algumas dessas ferramentas: CRM (Customer Relationship Management), tecnologia na nuvem e dispositivo do Google Apps for Work. Estes dispositivos possibilitam ao gestor organizar atividades e informações de maneira a otimizar seus esforços e, consequentemente, os resultados.

2Evite fazer multitarefas: realizar mais de uma tarefa por vez é um costume muito comum entre profissionais que possuem muitas tarefas e querem resolver tudo de uma vez. No entanto, em situações como essa, o profissional acaba por não apresentar um bom desempenho em suas atividades. Isso foi abordado em um artigo publicado pelo Harvard Business Review o qual aponta que fazer multitarefas resulta em 40% de queda na produtividade, além de aumentar em 10% o nível de estresse.

Ou seja, fazer multitarefas, além de diminuir a produtividade do profissional também prejudica a qualidade de vida no trabalho. Por esse motivo, ao prezar pelo aumento da sua eficiência é fundamental buscar por focar em uma tarefa por vez e agendar tempo para realizar as demais em outro momento.

3Crie um ritual com detalhes da sua rotina: seguir uma ordem de tarefas é importante para se habituar com as atividades do dia. Por exemplo, um profissional provavelmente segue sempre uma ordem de ações desde o momento que acorda, muitas vezes sem perceber. Sugerimos que essa mesma disciplina seja levada às tarefas do trabalho. Crie um ritual que melhor se encaixe com seu modelo de organização. Elaborar uma rotina com checagens de e-mail, marcar reuniões e conferir listas de afazeres é importante para gerar uma familiaridade com seus planejamentos e atividades e conseguir otimizar suas horas trabalhadas e aumentar sua produtividade.

4Defina prazos menores para tarefas de maior prioridade: classificando as atividades pela urgência e gravidade, qualquer profissional consegue saber quais tarefas devem ser priorizadas e quais podem ser prorrogadas. Algumas atividades demandam de uma grande quantidade de tempo para serem cumpridas e acabam não trazendo grande retorno à agência. Por esse motivo, é necessário saber quais tarefas devem ser priorizadas pelo seu nível de relevância e, assim, definir prazos menores de entregas para as de maior importância.

São diversos os processos e colaboradores que envolvem os projetos da agência diariamente. Por isso, conseguir gerenciar todos os fluxos e aumentar a produtividade da agência necessita de esforços e de algumas mudanças que devem ser feitas para alcançar maior eficiência e bons resultados.

David Allen, criador do livro e do método Get Things Done afirma que focar no trabalho não é uma tarefa fácil, mas sim um hábito que pode ser mudado aos poucos. E, para construção e transformação desses hábitos para alcançar uma boa produtividade o profissional deve, como primeiro passo, identificar pontos fortes e fracos que estão comprometendo ou não os resultados. Desse modo, partindo das dicas oferecidas neste artigo, será possível entender o que fazer e de que maneira apresentar uma alta produtividade na sua rotina.

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