10 dicas para oferecer o melhor atendimento telefônico ao seu cliente

Dicas atendimento telefônico vender por telefone

Você conhece seu time de vendas? Sabe como ele se comporta ao telefone? Seus clientes estão satisfeitos com o atendimento que recebem do vendedor durante uma ligação?

Um bom atendimento telefônico faz toda a diferença no relacionamento com o consumidor e é essencial durante a venda e para sua fidelização e retenção. A forma como o cliente é tratado influencia diretamente na imagem que ele faz do seu negócio. Ou seja, quanto melhor o atendimento, melhor a percepção que ele terá da empresa.

Além disso, é essencial oferecer um atendimento de qualidade aos seus leads telefônicos para que as chances de conversão aumentem e a sua empresa consiga cada vez mais clientes.

Aperfeiçoar atendimento telefonico

Então, separamos algumas dicas para aprimorar o atendimento telefônico da sua empresa e, dessa forma, atingir a excelência no setor para aumentar suas vendas.

1 Proporcione treinamentos aos atendentes

O responsável pelo atendimento telefônico deve estar a par das informações a serem repassadas ao cliente e devidamente treinado para exercer tal função. Nem sempre um bom vendedor presencial está apto a efetuar a mesma atividade via telefone.

Dessa forma, é essencial proporcionar treinamentos para os funcionários que realizam o atendimento telefônico. Uma boa forma de criar os treinamentos é identificar os pontos cruciais que estão prejudicando o atendimento. Isso pode ser feito com a ajuda de uma ferramenta que realize a gestão e gravação das chamadas realizadas.

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2 Encontre o tom de voz ideal

Em um atendimento telefônico, a primeira referência na comunicação é o tom da voz. Ele deve transmitir calma, ser claro, agradável e espontâneo para que seja natural escutar com atenção o que está sendo dito. O ritmo da fala deve ser compassado, nem muito rápido e nem muito lento. É fundamental encontrar o tom de voz correto para que a ligação flua confortavelmente.

3 Use uma linguagem adequada ao seu objetivo

A linguagem deve estar adaptada ao tipo de negócio que você possui. Por exemplo, se a sua empresa é formal, a equipe deve fazer uso de um vocabulário que privilegie uma comunicação que transmita respeito e seriedade, sem gírias e brincadeiras.
Por outro lado, se o seu público-alvo são jovens, como é o caso das instituições de ensino, o atendimento pode ser mais informal, usando uma linguagem coloquial que aproxime o atendente do aluno.

4 Seja carismático

É importante ser carismático e manter-se sorridente (sim, é possível notar o sorriso do atendente pelo telefone). Isso faz com que o cliente se sinta valorizado pela empresa, criando um clima confortável e amistoso.

atendente carismatico vendendo por telefone

5 Mantenha o foco

Mantenha o foco durante a ligação. Saiba escutar, anote o nome de quem está falando e os principais pontos da conversa. Não disperse enquanto estiver em atendimento.
atendente anotando informaçoes venda por telefone

6 Reduza o tempo de espera dos clientes

É horrível esperar para ser atendido. Um bom atendimento telefônico é aquele que começa quando o telefone é atendido no máximo até o terceiro toque,  isso demonstra eficiência e empenho da empresa.
Então, é essencial gerir a equipe de atendentes de forma que sempre haja quem atender as chamadas recebidas. Uma boa forma de realizar esse planejamento é com a ajuda de um software de gestão do canal telefônico que, entre diversas métricas, informa o horário de pico das ligações que a sua empresa recebe.

7 Planeje o atendimento por meio de URAs

Pior que a demora no atendimento é ficar horas esperando para receber alguma informação. Caso precise checar algo, peça um tempo ao cliente, mas lembre-se de não deixá-lo esperando muito. Isso irrita e evidencia o despreparo do vendedor. A URA, aquele atendimento automático ofertado por várias empresas, deve ser eficiente e direcionar rapidamente o cliente para o setor em que ele terá sua necessidade atendida.
pessoa no telefone aguardando por atendimento

8 Monitore e retorne as ligações perdidas

Quando perdida, retorne a ligação o mais breve possível. O volume de chamadas perdidas nas empresas é altíssimo e cada ligação é uma oportunidade de negócio em potencial que não pode ser desperdiçada. Para ter um controle de todas as chamadas perdidas, é essencial ter um sistema que monitore as suas ligações telefônicas, informe as ligações perdidas e possibilite retorná-las.

9 Use diferentes números

Tenha mais de um número para as diferentes áreas do seu negócio. Normalmente a empresa possui (ou divulga) apenas um número de telefone e o cliente acaba sendo repassado de um lado para o outro. Com um software de call tracking você consegue disponibilizar um número máscara diferente para cada campanha ou anúncio e. assim, a partir da mensuração da origem da ligação, consegue dirigir um atendimento de acordo com o que o cliente busca.

10 Extraia dados do canal telefônico

O canal telefônico é essencial para o atendimento ao cliente na maioria das empresas. Assim como outros meios de comunicação, também é possível extrair dados por meio de uma ligação. Os dados de voz possibilitam o entendimento, quantitativa e qualitativamente, do seu atendimento telefônico. Para aperfeiçoá-lo é essencial dar atenção à visualização e análise dos dados que a mensuração das chamadas telefônicas proporcionam à sua empresa.

Desde que o mundo é mundo, a comunicação é fundamental para a sobrevivência da nossa espécie. Praticá-la de forma certeira, especialmente quando a voz é o único instrumento capaz de transmitir a mensagem, é essencial e pode ser o grande diferencial do seu negócio.