10 dicas para oferecer o melhor atendimento telefônico ao seu cliente

Você conhece seu time de vendas? Sabe como ele se comporta ao telefone? Seus clientes estão satisfeitos com o tipo de atendimento que recebem do vendedor durante uma ligação?

Um bom atendimento telefônico faz toda a diferença no relacionamento com o consumidor e é essencial durante a venda e para sua fidelização. A forma como o cliente é tratado influencia diretamente na imagem que ele faz do seu negócio. Ou seja, quanto melhor o atendimento, melhor a percepção que ele terá da empresa.

Businessman on business landline telephone in an office concept for communication, contact us and customer service support

Sendo assim, separamos algumas dicas para aprimorar o atendimento telefônico da sua empresa e, dessa forma, atingir a excelência no setor e incrementar suas vendas.

10 dicas para oferecer o melhor atendimento telefônico ao seu cliente

1. O responsável pelo atendimento telefônico deve estar a par das informações a serem repassadas ao cliente e devidamente treinado para exercer tal função. Nem sempre um bom vendedor presencial está apto a efetuar a mesma atividade via telefone.

2. Num atendimento telefônico, a primeira referência na comunicação é o tom da voz. Ela deve transmitir calma, ser clara, agradável e natural para que se faça ouvir sem maiores esforços. O ritmo da fala deve ser compassado, nem muito rápido e nem muito lento. É fundamental encontrar o tom de voz correto para que a ligação flua confortavelmente.

3. A linguagem deve estar adaptada ao tipo de negócio que você possui. Por exemplo, se a sua empresa é formal, a equipe deve fazer uso de um vocabulário que privilegie uma comunicação que transmita respeito e seriedade, sem gírias e brincadeiras.

4. É importante ser carismático e manter-se sorridente (sim, é possível notar o sorriso do atendente pelo telefone). Isso faz com que o cliente se sinta valorizado pela empresa, criando um clima confortável e amistoso.

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5. Mantenha o foco durante a ligação. Saiba escutar, anote o nome de quem está falando e os principais pontos da conversa. Não disperse enquanto estiver em atendimento.

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6. É horrível esperar para ser atendido. Um bom atendimento telefônico é aquele que começa quando o telefone é atendido no máximo até o terceiro toque, demonstrando eficiência e empenho da empresa.

7. Pior do que a demora no atendimento é ficar horas esperando para receber alguma informação. Caso precise checar algo, peça um tempo ao cliente, mas lembre-se de não deixá-lo esperando por muito tempo. Isso irrita e evidencia o despreparo do vendedor. A URA (aquele atendimento automático ofertado por várias empresas), também é algo que desgasta, especialmente quando não apresenta as informações de forma rápida e direta.

Closeup portrait, young man annoyed, frustrated, pissed off by someone listening on his mobile phone, bad news, isolated outdoors outside background. Long wait times, horrible conversations concept

8. Quando perdida, retorne a ligação o mais breve possível. O volume de chamadas perdidas nas empresas é altíssimo e cada ligação é uma oportunidade de negócio em potencial que não pode ser desperdiçada. Nós falamos um pouco mais sobre isso aqui.

9. Tenha mais de um número para as diferentes áreas do seu negócio. Normalmente a empresa possui (ou divulga) apenas um número de telefone e o cliente acaba sendo repassado de um lado para o outro. Quando existem números específicos, encontra-se exatamente o que se procura, sem maiores perdas de tempo e de paciência. O PhoneTrack pode te ajudar com isso.

10. Lembre-se! Para o cliente, você é a empresa. Trate-o da mesma forma que você gostaria de ser tratado caso estivesse no seu lugar.

Desde que o mundo é mundo, a comunicação é fundamental para a sobrevivência da nossa espécie. Praticá-la de forma assertiva, especialmente quando a voz é o único instrumento capaz de transmitir a mensagem, é essencial e pode ser o grande diferencial do seu negócio.

O PhoneTrack te ajuda a oferecer o melhor atendimento telefônico ao seu cliente com diversas ferramentas disponíveis em nossa plataforma. Entre em contato conosco, solicite a demonstração do produto e tenha auxílio de nossos executivos de contas, para melhorar sua performance em vendas.

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